Het deponeren van de jaarrekening is voor veel bedrijven wettelijk verplicht. Deze publicatieplicht is vastgelegd in boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Het doel hiervan is dat de financiële informatie beschikbaar is voor iedereen die daarin geïnteresseerd is.
De termijn voor het opmaken van de jaarrekening is maximaal 5 maanden na afloop van het boekjaar. De termijn kan wegens “bijzondere omstandigheden” worden verlengd (met maximaal 5 maand). Het besluit tot verlenging kan ook na afloop van de 5-maands termijn nog worden genomen.
Je moet aan de publicatieplicht voldoen als jouw bedrijf gebruik maakt van de volgende rechtsvormen:
De uiterste termijn om de jaarrekening te deponeren is uiterlijk 8 dagen na vaststelling bij de Kamer van Koophandel. Wanneer deze niet op tijd is vastgesteld, deponeer je de voorlopige jaarrekening.
De jaarrekening dient wettelijk binnen 5 maand na afloop van het boekjaar te zijn opgesteld. Bij een boekjaar dat gelijk is aan een kalenderjaar betekent dit dus voor 31 mei.
Deze termijn kan door vanwege “bijzondere omstandigheden met nog eens 5 maand (voor 2016 was dit 6 maand) worden verlengd. Dit betekent dat de jaarrekening uiterlijk
31 oktober moet zijn opgemaakt.
De term “bijzondere omstandigheden” mag ruim worden genomen. Het simpele feit dat een jaarrekening nog niet is vastgesteld geldt in deze al als een bijzondere omstandigheid Het opmaken van de jaarstukken houdt in dat het bestuur zorgdraagt voor de jaarcijfers en –verslag. Veelal worden de jaarcijfers opgemaakt door een accountant, maar vaak is dit onnodig (zie ook onze checklist “Accountancy & administratie”).
Een jaarrekening is pas definitief na ondertekening door alle bestuurders. Nadat de jaarstukken zijn opgemaakt worden deze ter inzage voorgelegd aan de aandeelhouders. In beginsel hebben de aandeelhouders twee maanden om de stukken vast te stellen. Normaliter moeten de stukken uiterlijk op 31 juli zijn vastgesteld, maar bij een verlengde termijn wordt dat 31 december.
Uitzondering: Het is mogelijk dat alle aandeelhouders ook het bestuur vormen, of commissaris van de vennootschap zijn. Dit wordt vermeld in de statuten. In dat geval kan de ondertekening van de jaarstukken ook gelden als vaststelling door de aandeelhoudersvergadering. Mocht hier sprake van zijn dan wordt de termijn van twee maanden voor de vaststelling buiten beschouwing gelaten.
De maximale publicatietermijn bedraagt 8 dagen vanaf de vaststellingsdatum. Hebbende aandeelhouders de jaarrekening niet op tijd vastgesteld? Dan deponeer je de voorlopige jaarrekening.
Kortom: Begin tijdig aan de jaarrekening en publiceer op tijd, zodat je niet voorverrassingen komt te staan. Mocht je te laat zijn met het publiceren van de jaarrekening dan kan er sprake zijn van onbehoorlijk bestuur, wat kan leiden dat persoonlijke aansprakelijkheid van bestuurder(s).
Wilt u hier niet door verrast worden? Bel Randzaak.
Randzaak helpt je graag met het inzicht krijgen in je cijfers. Meer weten, of heb je vragen? Neem dan contact met ons op via onze website of mail naar info@randzaak.nl. Meer gratis checklists?
Disclaimer: Deze checklist is zorgvuldig samengesteld, maar desondanks kan het voorkomen dat er toch fouten of omissies in zitten.